Jak wykorzystać BPM do usprawnienia procesów biznesowych?

Procesy biznesowe, a w zasadzie ich przebieg są kluczowe dla każdej firmy. Optymalizacja zasobów i procesów nie tylko zapewni pracownikom lepszą pracę, ale także pozwoli zaoszczędzić zasoby, czas i pieniądze. 

Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się: 

• • Co to jest BPM?
  • Co to jest proces biznesowy?
  • 4 kroki do usprawnienia procesów według BPM
  • Czy każda organizacja potrzebuje zarządzać procesami biznesowymi?

Co to jest BPM?

BPM (Business Process Management) jest to metodologia wraz z technologią zorientowaną na poprawę wydajności organizacji poprzez optymalizację i automatyzację procesów biznesowych, które podtrzymują ich działalność. W BMP chodzi o sposób podejścia do zarządzania, które w głównej mierze opiera się na szukaniu optymalizacji procesów biznesowych. Praktycznie rzecz biorąc, polega to na analizie stanu obecnego, testowaniu wprowadzanych zmian, wyselekcjonowaniu najlepszych rozwiązań i ich wdrożeniu. Celem jest ciągłe poszukiwanie rozwiązań. 

Co to jest proces biznesowy?

Proces biznesowy jest to zbiór zadań lub czynności, wykonywanych jednocześnie lub kolejno przez ludzi, lub systemy komputerowe, wewnątrz organizacji. Procesy biznesowe stanowią wartość dodaną dla organizacji i pomagają w osiąganiu celów biznesowych.

4 kroki do usprawnienia procesów według BPM

Każde zadanie, które jest wykonywane wewnątrz organizacji, jest częścią procesu biznesowego. Jednakże organizacja potrzebuje pomocy w ich optymalizacji i realizacji jako części sprawnego procesu.

1. Modelowanie 

Jeśli chodzi o modelowanie procesów, należy używać standardowej notacji, którą każda osoba w organizacji może szybko zrozumieć. Modelowanie jest kluczowym punktem rozpoczynającym zarządzanie procesem biznesowym. Nie ma znaczenia, czy chodzi tylko o udokumentowanie procesu, czy o jego automatyzację i analizę pod kątem potencjalnego usprawnienia. Zalecamy myślenie o swoich procesach jako o czymś, co ma własne życie. Nie istnieje coś takiego jak ostateczna wersja procesu biznesowego. Procesy ewoluują, tak jak rozwija się firma. Potrzeby klienta, produkty konkurencji i przepisy stale się zmieniają.

Równie ważna, jak początkowe modelowanie procesu, jest zdolność do modyfikacji i ewolucji tych procesów.

Modelowanie procesu pozwala zrozumieć, jak działa proces i ułatwić współpracę.

Pro tip: modelowanie to pierwszy krok do automatyzacji procesu. Włączenie innych członków zespołu w tworzenie procesu pomaga skuteczniej zaadoptować to narzędzie.

2. Automatyzacja

Automatyzacja procesów jest zwykle stosowana w celu poprawy ich efektywności lub ich digitalizacji. Ponadto można je zautomatyzować w celu zmniejszenia kosztów z nimi związanych.  Może polegać na integracji innych aplikacji, restrukturyzacji zadań wykonywanych przez człowieka oraz integracji oprogramowania z całą firmą.

Automatyzacja procesu pozwala na:

• Współpracę osób zaangażowanych na każdym etapie procesu. 
• Informowanie osób, które nadzorują przebieg procesu. 
• Tworzenie nowych instancji procesu poprzez różne ścieżki. Na przykład: tworzenie nowych wniosków handlowych, niezależnie od pochodzenia (call-center, sprzedawcy, itp.).
• Śledzenie terminów, aby zapewnić, że żadna instancja nie utknie na konkretnej fazie procesu.

3. Pomiar

Pierwszym zadaniem jest ustalenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Wskaźniki te mierzą, jak proces się rozwija. Co więcej, można je zestawić z wartościami docelowymi określonymi przez firmę. Używanie KPI pozwala na podejmowanie obiektywnych decyzji i zmniejsza zależność od subiektywnych spostrzeżeń. 

Mierzenie procesu pozwala na:

• Wydawanie raportów, które pokazują liczbę instancji, czas poświęcony na każdą fazę oraz produktywność każdej osoby zaangażowanej w proces.
• Skupieniu się na kwestiach, które naprawdę mają znaczenie i unikanie marnowania zasobów na miejsca, które już działają prawidłowo. 
• Unikania podejmowania decyzji na podstawie subiektywnych spostrzeżeń.

Pro-tip: Kluczem jest określenie, które metryki pomogą osiągnąć cele biznesowe  i okresowo je nadzorować.

4. Optymalizacja

Ostatnim krokiem jest wprowadzenie w procesach zmian uzyskanych z analizy tych wskaźników. W ten sposób optymalizujemy procesy i sprawiamy, że staną się one bardziej wydajne i skuteczne. Aby to zrobić szybko, potrzebne są narzędzia. 

Optymalizacja procesu pozwala na:

• Szybkie wprowadzanie zmian.
• Tworzenie cyklu ciągłego doskonalenia. 
• Uzyskanie przewagi konkurencyjnej w zakresie zdolności do adaptacji do zmian normatywnych, potrzeb klienta lub zmian konkurencji.

Dlaczego każda organizacja potrzebuje zarządzać procesami biznesowymi?

Zarządzanie procesami jest krytyczne, aby organizacja funkcjonowała wydajnie. Optymalizacja zasobów i procesów nie tylko zapewni pracownikom lepszą pracę, ale także pozwoli zaoszczędzić zasoby, czas i pieniądze. Aby móc rozwijać właściwe zarządzanie procesami biznesowymi, kluczowy jest odpowiedni system: oprogramowanie, które może dać każdemu menedżerowi obszaru kontrolę i odpowiedzialność za poszczególne procesy. Profesjonalizuje to organizacje i pomaga prześledzić przebieg audytu w całej firmie. Ważne, aby oprogramowanie BPM miało możliwość generowania niestandardowych raportów, które pomagają w procesie optymalizacji i podejmowania decyzji. Obiektywna informacja jest największym sprzymierzeńcem przy ustalaniu nowych celów i wytycznych organizacji.

Zarządzanie procesami biznesowymi stanowi przewagę w funkcjonowaniu każdej organizacji. Zastosowanie odpowiednich metod w połączeniu z właściwą technologią zapewni przyszłość organizacjom działającym na konkurencyjnym rynku.

Dzięki zastosowaniu technologii, która usprawnia codzienną pracę organizacji, zwiększa się poziom produktywności i wydajności. Działy biznesowe zyskują więcej czasu na skupienie się na ważnych zadaniach i przestają się martwić o zagubione e-maile i niekończone się arkusze kalkulacyjne. 

Dowiedz się, co Twoja firma może zyskać dzięki wdrożeniu optymalizacji procesów. Umów się na darmową i niezobowiązującą konsultację.