Jak zoptymalizować procesy biznesowe metodą mapowania procesów?

Celem każdej firmy jest sprawne działanie w celu zaspokojenia potrzeb klientów. Ilość złożoności i skomplikowania różnych procesów wewnątrz organizacji powoduje chaos i dezorganizację. Kluczowe jest, aby procesy biznesowe przebiegały sprawnie i efektywnie. W tym artykule dowiesz się jak zoptymalizować procesy biznesowe metodą mapowania procesów, tak aby zwiększyć efektywność organizacji.  

Co to są procesy biznesowe i czym powinny się charakteryzować? 

Proces biznesowy jest to zbiór zadań lub czynności, wykonywanych jednocześnie lub kolejno przez ludzi, lub systemy komputerowe, wewnątrz organizacji. Procesy biznesowe stanowią wartość dodaną dla organizacji i pomagają w osiąganiu celów biznesowych. Aby organizacja mogła działać efektywnie, wszystkie procesy biznesowe powinny mieć jasno ustalone ramy. Uporządkowany proces składa się z działań, które są usytuowane w czasie i przestrzeni. Każdy proces biznesowy powinien stanowić element w strukturze organizacyjnej.

Na czym polega metoda mapowania procesów biznesowych? 

Metoda mapowania procesów biznesowych polega na zidentyfikowaniu sposobu, w jaki funkcjonuje organizacja. Zdefiniowaniu podlega wszystko, co dzieje się w poszczególnych częściach firmy, ponieważ funkcjonujące w ich ramach procesy wzajemnie się przenikają. Dzięki zastosowaniu metody mapowania procesy podlegają weryfikacji. Odkryte zostają luki procesowe, wąskie gardła i miejsca, gdzie procesy się powielają, niepotrzebnie angażując ograniczone zasoby firmowe. W wyniku mapowania procesów powstaje jasny obraz pomagający w efektywnym zarządzaniu i tworzeniu przestrzeni do wzrostu wydajności. Informacje zbierane są za pomocą wywiadu, obserwacji lub dokumentacji procesowej dostępnej w organizacji.

Czego można się dowiedzieć dzięki mapowaniu procesów biznesowych? 

Podczas mapowania procesów biznesowych otrzymujemy informacje o procesach w firmie, które są nieefektywne i należy je zoptymalizować. Zazwyczaj otrzymujemy informacje o różnicy pomiędzy zadeklarowanym przebiegiem procesu a jego rzeczywistym wynikiem. Podczas mapowania procesu na wierzch wychodzą wszystkie problemy związane z nieefektywnością. Mapowanie procesów biznesowych stanowi fundament dla optymalizacji oraz usprawnień w firmie. Znając problemy występujące w procesach, możemy przystąpić do ich eliminacji lub poprawić ich szybkość oraz skuteczność.  

Podsumowanie 

Mapowanie procesów biznesowych jest początkiem do zwiększania efektywności, uwolnienia zasobów i eliminacji wąskich gardeł w organizacji. Kontrola nad zachodzącymi procesami biznesowymi pomaga w skutecznym zarządzaniu firmą. 

Dowiedz się, co Twoja firma może zyskać dzięki zmapowaniu procesów biznesowych. Umów się na darmową i niezobowiązującą konsultację. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o usprawnianiu procesów biznesowych? Przeczytaj artykuł o tym, jak wykorzystać BPM do usprawnienia procesów biznesowych.