Planowanie projektów IT – „sprytne cele”

„Jeśli ktoś nie wie, do którego portu chce przypłynąć – żaden wiatr mu nie sprzyja” – Seneka

Wszystkie projekty IT jakie realizujemy w naturalny sposób mają swój określony cel. Można przyjąć, że cel „to marzenie z datą realizacji”… i na tym poziomie szczegółowości pozostać. Na potrzeby efektywnego wdrażania projektów IT warto jednak problematykę celów rozważyć głębiej.
W metodyce Project Management Body of Knowledge (PMBoK), która jest standardowym sposobem podejścia Project Management Institute, opisanym w następnym podrozdziale, cel projektu definiuje się jako: ukierunkowany wynik działań, strategiczna pozycja, która ma zostać osiągnięta, skutek lub rezultat, wyprodukowany produkt lub też zrealizowana usługa. Widać tutaj dużą zbieżność celu z samymi założeniami projektu.

Każdy projekt ma cel ogólny oraz szereg celów szczegółowych. Odpowiednie ich określenie oraz, co bardzo ważne, ustalenie właściwych powiązań między nimi, jest jednym z najważniejszych zadań stojących przed osobą, podejmującą się realizacji projektu.

Koncepcja S-M-A-R-T

Aby stwierdzić, czy cele zostały osiągnięte, należy je rozpisać w sposób możliwy do analizy. Ważna jest świadomość, że aby dobrze sformułować cele, niezbędna jest znajomość potrzeb jak również życzeń oraz systemów wartości osób, które mają korzystać z wyników projektu.  Jeden ze sposobów właściwego zdefiniowania celów zapisano w tzw. koncepcji S-M-A-R-T.

Cel projektu IT powinien być sprytny – (ang. SMART, za Doran G. T.), to jest:

• Sprecyzowany
• Mierzalny
• Aprobowany/Akceptowany
• Rzeczywisty/Realistyczny
• Terminowy
   

Sprecyzowany

Cel Sprecyzowany oznacza, że musi on być konkretny, a zatem jednoznaczny, a jego zrozumienie nie powinno stanowić dla nikogo problemu. Cele rozmyte, „mgliste”, nie są dobrą podstawą do efektywnego działania oraz, co ważniejsze, na ich podstawie trudno podejmować ważne decyzje w trakcie realizacji projektu. Oczywiście, konkretny cel łatwiej osiągnąć niż cel niejasny, nieprecyzyjny.

Mierzalny

Mierzalność celu jest bardzo istotna. Określenie ilościowe jest tutaj naturalnie nasuwającą się propozycją. 40 serwerów, 50.000 Euro, 26 przełączników, 3000 linii kodu … Dokładnie wiadomo jaki jest próg wynikowy. Niestety czasem określenie celu nie jest tak proste. Konieczne jest wtedy jak najbardziej szczegółowe oraz jednoznaczne określenie wymagań jakościowych. Ważnym jest, aby dobrać do tego odpowiednie mierniki/wskaźniki. Muszą one odpowiadać charakterowi projektu, być łatwo dostępne oraz zrozumiałe dla odbiorców, wiarygodne w danej realizacji, a wynikać wprost z mierzalności pożądanych rezultatów. Mierzalność celów w każdym projekcie może być osiągnięta innymi sposobami i zależy od specyfiki przedsiębiorstwa oraz charakteru projektowanego przedsięwzięcia.

Aprobowany

Jeżeli cel projektu nie będzie Aprobowany w firmie, zwłaszcza przez jej kierownictwo, to szanse na jego realizację znacznie się zmniejszają. Wypracowanie wspólnej strategii działania oraz utożsamianie się grupy projektowej z celami projektu są kluczowymi czynnikami, od których zależy sukces. Warto tutaj rozważyć działania tzw. „project branding”, czyli odpowiedniego nastawienia pracowników firmy oraz otoczenia do działania objętego projektem. Opiszę to szerzej w osobny artykule.

Realistyczny

Realistyczny cel, to taki, który jest możliwy do osiągnięcia. Cel zbyt ambitny może wydawać się niemożliwy do realizacji w konsekwencji prowadząc m.in. do spadku motywacji zespołu projektowego. Z kolei cel nietraktowany jako wyzwanie nie zachęca do działania, często demobilizując zespół realizatorów.

Terminowy

Ramy czasowe, konkretne terminy i daty realizacji (Terminowość) są kwintesencją dobrze dobranego celu. Bo dla przykładu cel mówiący: „obniżyć koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa o 5%” jest wprawdzie konkretny, mierzalny, zapewne spotyka się z entuzjazmem i akceptacją zarządu oraz wydaje się możliwy do osiągnięcia, ale jednak… Bez określenia do kiedy ma zostać zrealizowany, nie jest ani konkretny, nie można też określić, czy aby na pewno jest realny. Określenie zbyt odległego terminu może prowadzić do wrażenia, że cel jest zbyt mało wyrazisty lub niewystarczająco ambitny. A zatem właściwe określenie terminu i zgranie go z pozostałymi założeniami celu projektu jest niezmiernie istotne.

Dobrze zdefiniowany cel SMART zwiększa istotnie szansę na efektywną realizację tego przedsięwzięcia IT. Zapewnia szerokie rozumienie nie tylko dla kierownictwa, zespołu realizującego przedsięwzięcie, ale także pracowników i współpracowników których bezpośrednio dotknie efekt jego realizacji.

Skorzystaj z naszego doświadczenia i umów się na konsultacje dotyczące planowania projektów IT! Kliknij tutaj.